COMPTE RENDU DE LA REUNION « BLANNAY ANIMATIONS » DU 10 AOUT 2026

Lieu : A l’école de Blannay (présentiel)

Objet de la réunion :
Faire le point sur l’avancement des derniers préparatifs de l’événement du 14 août 2026.

Ordre du jour :
• Point sur les dernières choses à finaliser
• Organisation finale de la soirée du 14 août, en lien avec Willy

Membres présent(e)s :
Anthony Vermeulen, Gilles Lemarquis, Anne Barets, Suzy Jeannoutot, Fabrice Rondot, Jacques Lucy, Serge Lucy, Christophe Bertrand, Anne-Claire Rondot, Marie-Cécile Ruffinoni-Bargès, Véronique Lefebvre, Alexandra Girard.

Ouverture de la séance
La séance est ouverte à 18h50 par la Trésorière.
La Trésorière rappelle l’ordre du jour de la réunion. La Secrétaire fait ensuite le point sur les dernières tâches à finaliser, avant d’ouvrir les échanges consacrés à la préparation de l’événement du 14 août 2026.

1. Point sur les dernières choses à finir
Communication
La communication auprès de l’Yonne Républicaine a été effectuée par Gilles. Il est actuellement en attente de la validation pour la diffusion.
Les affiches concernant les tarifs et la tombola sont en cours de finalisation par Anne-Claire.
Rafraîchissement des boissons
Concernant les grandes poubelles qui serviront à rafraichir les boissons :
• Gilles en a ramené 1
• Anthony en apporte 2
• Véronique en apporte 1
Il reste à demander à Marc s’il peut également en mettre à disposition.
Suzy propose également un conteneur rafraîchissant ainsi qu’un petit réfrigérateur.
Antoine propose également un petit réfrigérateur.
Nettoyage du parcours
Le nettoyage du parcours est prévu le mercredi 12 août à partir de 9h.
Les personnes disponibles sont : Serge, le cantonnier, Véronique, Gilles et Alexandra.
Musique et matériel
Concernant la playlist, Jacques a envoyé trois playlists différentes directement à Jean.
Jean pourra sélectionner les morceaux souhaités afin de les intégrer aux playlists Spotify dont il s’occupe.
Jacques confirme que le matériel qu’il apportera sera plus performant que celui utilisé lors de la fête des voisins.

Jeux pour enfants
Les jeux destinés aux enfants sont en cours de finalisation.
Suzy apporte des boites de conserve pour le chamboule-tout.
Il est également demandé à chacun de récupérer des chaussettes afin de fabriquer des balles pour les jeux.
Anne-Claire s’occupe de réaliser une affiche indiquant que les enfants restent sous la responsabilité et la surveillance de leurs parents.

Tombola
Anne-Claire et Fabrice terminent les affiches et s’occupent également des tickets de tombola.

Panier gourmand
Pour la constitution du panier gourmand, il est convenu que chacun apporte quelque chose.
Répartition prévue :
• Miel : Fabrice et Anne-Claire
• Vin : Marie-Cécile et Suzy
• Melon : Alexandra et Anthony
• Panier et pâtes : Suzy
• Terrine : Gilles
• Courge et graines en sachets : Marc.

Informations aux habitants
Serge prévoit d’envoyer un mail aux habitants du village afin de leur demander de ne pas stationner dans les rues concernées par la déambulation.
Food trucks

Les horaires d’arrivée prévus sont les suivants :
• Made in Seb : 17h
• La pelle à pizza : entre 17h30 et 18h

Cotisations
Les premières cotisations ont été remises au cours de la réunion.
Petits réfrigérateurs de Suzy et Antoine
Fabrice et Anne-Claire aideront Suzy et Antoine aider mercredi matin à 10h30 pour ramener leurs petits réfrigérateurs.
Monnaie
La monnaie sera préparée par Marie-Cécile grâce à son commerce, l’association n’étant pas encore officiellement validée par la préfecture.
Tickets de buvette
Il est prévu de préparer 60 tickets de chaque catégorie pour la buvette.
Alexandra et Véronique se sont portées volontaires pour aider Anne-Claire à la découpe et la plastification des tickets.
Courses
Les courses seront effectuées jeudi matin.

Glaces
Une proposition nous a été faite par l’entreprise Thiriet, sous réserve de commander les glaces chez eux, un camion frigorifique ainsi qu’un petit congélateur seront mis à notre disposition pour la soirée. Le petit congélateur pourra être installé à proximité de la buvette.
Thiriet propose également de reprendre les glaces invendues, comme c’est prévu avec JM Beer. Cette solution nous permet de prévoir une quantité suffisante de glaces pour répondre à la demande tout en limitant le risque de perte.
Nous avons donc passé la commande suivante :
Pour les enfants : 80 Fusées
• 5 paquets Cola/Citron
• 5 paquets Banane/Pomme/Framboise
Pour les adultes : 180 Cornets
• 10 paquets Vanille
• 10 paquets Vanille/Fraise
• 10 paquets Trois chocos
Le responsable de Thiriet nous apportera le camion frigorifique ainsi que la marchandise vendredi matin.
Nettoyage des congélateurs
Le nettoyage des congélateurs est prévu le mardi matin à 8h30, en fonction des personnes disponibles.

Echange avec Willy
Alexandra se charge de contacter Willy afin d’obtenir les dernières réponses aux questions restant en suspens concernant l’organisation de la soirée.

2. Organisation de la soirée, vue avec Willy
Présence des bénévoles
17h : arrivée et présence des bénévoles sur place.

1ère partie de la soirée : Concert, restaurant et buvette et tombola
19h : arrivée des premières personnes.
19h30-20h15 : première séquence du concert.
20h15-20h30 : pause pour l’artiste. De la musique sera diffusée pendant cette pause.
20h30-21h15 : deuxième séquence et fin du concert.

Pendant cette première partie de soirée, seront également proposés :
• La restauration
• Les crêpes
• La buvette
• La vente des tickets de tombola.

2ème partie de la soirée : Déambulation
21h30-22h30 : déambulation libre avec des départs contrôlés.
Des histoires d’environ 2 minutes seront proposées sous les parapluies.

3ème partie de la soirée : Tombola
22h30-23h : annonce des résultats de la tombola et remise du panier gourmand.

3. Clôture de la séance
Le Président remercie l’ensemble des membres présents pour leur participation, leur disponibilité et leur implication dans les préparatifs de l’événement du 14 août 2026.
Il souligne la bonne dynamique du groupe et rappelle l’importance de la mobilisation de chacun afin d’assurer le bon déroulement de cet événement.
Il est rappelé que le prochain rendez-vous aura lieu vendredi 14 août à 9h, pour les derniers préparatifs avant l’événement.
Aucune autre question n’étant soulevée, la séance est levée à 19h40.